ZeMag - Région Centre-Val de Loire - 2 : Mai 2020

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Stephane-Dervaux.png Stéphane Dervaux, DG optimisation des ressources.

Un esprit de solidarité et de coordination spontanée s'est mis en place. Au-delà de la seule conscience professionnelle c'est le sens du service public qui s'est illustré.

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Stéphane Dervaux

DG optimisation des ressources
120 agents

Où travaillez vous actuellement ?

Je travaille essentiellement au siège, notamment pour des questions de coordination et de matériel disponible. C'est aussi le cas du Directeur des finances, de 2 à 5 personnes au sein des services généraux et de 2 agents de la Direction des systèmes d'information (DSI).

Comment la DSI justement a-t-elle été impactée par cette crise du Covid 19 ?

En 15 jours, les équipes ont trouvé et mis en place des solutions. Actuellement quasiment tout le monde peut télétravailler. Mais nous ne partions pas de zéro. La DGARH avait déjà introduit la pratique du télétravail. La DSI l’avait accompagnée, notamment en déployant en 2019 une centaine de micro ordinateurs portables et en mettant en place les accès aux diverses applications.

Mais jusque début février, les moyens techniques ne pouvaient supporter qu'une centaine télétravailleurs en simultané, en lien avec la bande passante, la capacité des serveurs et leur paramétrage.

Nous allions doubler ce potentiel pour la nouvelle vague de télétravailleurs mais l'obligation de confinement nous a obligés à aller plus vite et plus loin que prévu. Aujourd'hui, 650 à 700 personnes peuvent travailler à distance en simultané. Pour ce faire, nous avons réorienté la distribution des micro ordinateurs vers les personnes dont les missions étaient les plus indispensables et avons ouvert aux managers l'accès à certains applicatifs comme One Drive qui permet d'alléger le recours aux serveurs.

Nous avons aussi accéléré fortement le déploiement de certains outils permettant les réunions à distance, ce qui va s’avérer très utile pour la commission plénière du 10 avril.

Quelles adaptations au niveau de la Direction des finances ?

Malgré la dématérialisation des factures lancée graduellement depuis 2017, nous en recevons par courrier entre 10 à 240 par jour. Même si ce nombre a fortement baissé depuis le début du confinement il a fallu s'organiser en lien, avec le service courrier, pour récupérer ces factures après qu’elles aient été scannées et les introduire dans la chaine de traitement, comme nous le faisons pour les factures reçues via le portail national; le tout à distance. Ensuite la chaîne de traitement, dématérialisée depuis peu, qui mobilise les cellules de gestion et les directions opérationnelles, s’exécute elle aussi à distance.

Nous avons du également ajuster nos modes de gestion de notre trésorerie pour tenir compte de la situation nouvelle des marchés financiers.

Pour pouvoir commander des produits inhabituels comme les équipements de protection aujourd’hui nécessaires, des ajustements ont également dû être réalisés dans les affectations initiales.

Les services juridiques sont aussi intervenus de façon très réactive pour suivre les diverses ordonnances qui sortent actuellement et définir en quoi elles nous amènent à modifier nos modes de fonctionnement.

Quid de la Direction des Achats ?

La décision a été rapidement prise d'acheter du matériel de protection (masques, gants, charlottes, blouses...). Mais dans un marché saturé de demandes avec des règles très particulières, il a fallu s'adapter. Avant de lancer une quelconque fabrication, les producteurs chinois demandent, par exemple, un acompte de 80% du montant de la commande. Or les collectivités n'ont pas le droit de régler avant exécution. Sur ce sujet particulier, nous avons donc dû ajuster les process, en coordination avec nos interlocuteurs de la paierie.

Comment l'équipe des Moyens généraux a-t-elle affronté la crise ?

Eux aussi ont été très réactifs. Le 23 mars, l'équipe a elle-même reconditionné 500 litres de gel hydro alcoolique reçus par bidons dans des petits distributeurs de 500 ml pour un futur déploiement dans les lycées ; notamment s'ils sont appelés à accueillir du personnel soignant. Les 1er et 2 avril, ils ont préparé des lots, notamment de gants et de charlottes, qui vont pouvoir être mis à disposition des lycées et de certains hôpitaux en tension.

Il a aussi fallu redimensionner avec notre prestataire de sécurité, la surveillance et le gardiennage des bureaux devenus quasi déserts ; et revoir la gestion la gestion du standard.

Quelles leçons tirez-vous de cette crise ?

Nous gérons une situation inhabituelle qui à ce jour n'évolue plus beaucoup : on va finir par s'habituer à l'inhabituel ! Sortis de l'urgence, nous gérons donc cette continuité hors norme. Sauf sur les équipements de protection, devenus un matériel très sensible et dont il faudra assurer la réception et l'acheminement. Cela parait très « politiquement correct » mais cette crise a réellement confirmé que nous sommes adaptables et réactifs. Tout le monde essaie d'être partie prenante, de rester connectés, de participer aux efforts, y compris les personnes en situation de garde d'enfants.


Les agents ont très vite été sur le pont, notamment ceux de la DSI qui ont rapidement trouvé des solutions intelligentes. Il a fallu innover dans une configuration à laquelle nous n'étions pas préparés.

Un esprit de solidarité et de coordination spontanée s'est mis en place. Au-delà de la seule conscience professionnelle c'est le sens du service public qui s'est illustré. Un service public que l'on oublie souvent tant il parait évident mais qui se poursuit et se renouvelle depuis mars.

Comment gérez-vous cette période personnellement ?

J'essaie de ne pas me laisser submerger par l'urgence, ne pas réagir dans l'instant quand quelque chose m'agace. En somme, je m'efforce de rester calme, au moins extérieurement.

Propos recueillis le : 1er avril 2020

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