ZeMag - Région Centre-Val de Loire - 2 : Mai 2020

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Laurence-Caille-Skype-equipe-ERC28.png Laurence Caille Skype équipe ERC28

J'observe une cohésion d'équipe plutôt renforcée : nous nous serrons les coudes, nous sommes attentifs les uns aux autres pour bien vivre cette période si particulière.

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Laurence Caille

Directrice de l'ERC (28)
16 agents, y compris 2 de Dev'up

D'où travaillez-vous ?

Je travaille de chez moi comme toute l'équipe ; sauf le contrôleur transport qui reste sur le terrain pour s'assurer du bon fonctionnement des services de transport.

Comment votre équipe s'est-elle organisée ?

En deux temps. Le jeudi 12 mars où le Président de la République a pris la parole, nous avons compris qu'il faudrait changer notre organisation et évaluer les équipements à disposition pour s'assurer que tout le monde pourrait travailler de chez lui à l'annonce du confinement, chacun est venu chercher le matériel et les dossiers dont il avait besoin et nous avons mis en place de nouvelles façons de collaborer.

Quelles sont-elles ?

Le point entre les services est passé de toutes les trois semaines à une fois par semaine. Avec Skype pour les transports, Teams pour l'animation territoriale et Whatsapp pour les lycées. Nous avons aussi maintenu un temps plus informel chaque lundi midi (sous forme d’apéro Skype) pour s'assurer que tout le monde va bien et maintenir la cohésion d'équipe. Donner un peu de baume au coeur dans une période dont on ne voit pas bien la fin.

Et chaque matin, nous nous faisons un petit salut matinal, en échangeant par mail une image, une blague, une devinette...Quelque chose qui permet de garder le sens de l'humour et la distance nécessaires.

Est-ce difficile ?

Nous avons la chance d'avoir une DSI très réactive qui avait anticipé pas mal de choses : nous apprécions par exemple l'accès direct au réseau serveur partagé qui fonctionne pour 80% de l'équipe. Pour ceux qui travaillent de leur poste personnel, c'est parfois plus fastidieux mais cela fonctionne globalement.

Tout cela est précieux. Teams par exemple se déploie de façon plus rapide que prévu. Ces nouvelles pratiques collaboratives qui se sont accélérées nous aideront pour l'après.

Comment évoluent les pratiques managériales ?

En termes d'animation de réunion, nous nous adaptons au fur et à mesure. Au début par exemple nous faisions uniquement des tours de table. Maintenant c'est plus structuré : nous priorisons selon les urgences et réfléchissons à la fois sur le moyen et le long terme. Nous profitons par exemple de cette période pour mettre à jour nos bases de données et préparer la prochaine année scolaire ; en lien avec les partenaires locaux comme les organisateurs de transports (Communes, Communautés d'agglo, etc.)., Nous leur préparons des tutoriels pour faire passer les messages et mettre en place des pratiques partagées.

Côté chaine comptable, nous sommes aussi très vigilants par rapport aux entreprises que l'on doit payer pour maintenir l'activité économique le plus longtemps possible.

Quelles autres adaptations ?

Nous sommes en train de nous organiser pour soutenir les entreprises en difficulté. Au delà des aides nationales, nous réfléchissons à des dispositifs régionaux complémentaires.

Avec les acteurs locaux, se pose aussi la question de l'approvisionnement en masques. Pour le secteur de la santé bien sûr mais aussi d'autres activités économiques essentielles à la continuité de la vie de la Nation. A ce propos, nous sommes en lien avec la Direction des achats et partageons les informations avec les autres collectivités du territoire. Nous essayons aussi de maintenir nos liens avec les autres Directions et services de la Région qui mettent aussi en place de nouvelles façons de travailler : la DRH, l'Economie, les Transports, la Formation ou le Patrimoine éducatif par exemple. Eux-mêmes font évoluer leurs process. Nous sommes en veille permanente pour être en phase avec eux et faire le lien avec les acteurs locaux.

Nous collaborons aussi avec les services l'Etat, notamment le Centre opérationnel départemental (COD) de la Préfecture d’Eure-et-Loir. Objectif : partager l'information, par audio ou visio, sur la façon dont la crise est gérée localement, pour être le plus réactifs possible. Actuellement, les services de l'Etat se réorganisent et cherchent à impliquer plus étroitement les collectivités territoriales dans les actions.

Quels enseignements à cette crise ?

Tout cela devrait avoir des bénéfices sur les relations avec nos partenaires. Mais aussi entre agents. J'observe une cohésion d'équipe plutôt renforcée : nous nous serrons les coudes, nous sommes attentifs les uns aux autres pour bien vivre cette période si particulière.

Par ailleurs, le coup d'accélérateur du développement numérique aura ses bienfaits. La mise en place d'une formation sur le management à distance, débutée pour moi le 7 avril, est un autre signe appréciable d'agilité de notre collectivité. Cela nous redonnera un peu d'assurance sur les façons de faire avec des situations qui étaient inimaginables il y a peu. Nous avons besoin de nous conforter et nous inspirer les uns des autres.

Comment tenez-vous personnellement face au surcroit de stress ?

Je pratiquais déjà le yoga et continue quelques séances hebdomadaires avec les conseils en ligne de notre professeur. Et je vais courir tous les deux jours pour évacuer les tensions. Car ces journées hyper connectées avec écrans engendrent une fatigue particulière. Le cerveau a besoin de se réoxygéner. Je suis attentive aussi aux autres conseils donnés via notre Intranet, comme la sophrologie, qui permettent de garder son équilibre personnel.

Dans mon équipe, j'essaie de repérer ceux qui sont plus en tension pour m'assurer qu'ils parviennent à relâcher la pression. Pas question de rajouter de culpabilité supplémentaire : chacun fait ce qu'il peut, notamment avec des enfants à garder ou à accompagner dans les devoirs. L'idée globale est d'essayer de dédramatiser et de rappeler l'essentiel.

Propos recueillis le : 3 avril 2020

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