ZeMag - Région Centre-Val de Loire - 2 : Mai 2020

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75% des agents sont équipés d’un ordinateur portable avec une connexion sécurisée au SI.

Plus de 650 personnes se connectent chaque jour pour travailler de leur domicile avec tous les services comme s'ils étaient au bureau.

Le nombre d’audio et de vidéo conférence avec Skype a été multiplié par 10 la première semaine de confinement.

Retour En avant

Frédéric Daudin

Directeur des systèmes d’information
25 personnes

« Nous ne sommes pas une DSI 100% techno et centrée sur elle-même. Nous cherchons toujours comment adapter les outils aux usages et aux besoins des agents de la Région. »

Anticipation

En mai 2018 nous avons lancé le projet de transformation digitale « Ensemble.CVL » inscrit au POSI (Plan d’Optimisation des Systèmes d’Information 2017-2021). L’objectif était de moderniser l’environnement numérique de travail existant et de répondre aux besoins croissants de mobilité, de télétravail et d’outils collaboratifs.

Après une phase d’étude réalisée sur le second semestre 2018, en 2019, nous avons mis à jour nos infrastructures (réseaux, pare-feu, etc.) et équipé tous les ordinateurs du parc (950 machines) avec le dernier système d’exploitation Windows 10 et la suite de logiciels de bureau Microsoft Office. Nous avons également fait valider le remplacement de tous les ordinateurs fixes par des portables d’ici à la fin de l’année 2021 et procédé au déploiement de 150 bornes Wifi supplémentaires pour rendre les services numériques accessibles depuis n’importe quel bâtiment du siège et des sites distants.

En parallèle, pour accompagner les usages et l’adoption des bonnes pratiques, nous avons proposé à la collectivité de nous faire assister dans la façon de s’approprier la démarche et les usages, grâce au recrutement d’ambassadeurs-trices volontaires représentant une diversité de services et de fonctions. Un chargé de mission aux usages numériques recruté au sein de la DSI a permis de réaliser l’interface entre utilisateurs et ambassadeurs au sein des directions et services. Il est le relais et l'interlocuteur privilégié pour animer avec nous cette communauté de travail centrée sur la définition et l’accompagnement de nouveaux usages.

« La force du collectif »

Dès le lundi 16, nous avons connu un début de semaine très intense. En deux jours, face à l’engorgement prévisible des connexions au réseau et aux équipements de sécurité (Firewalls, VPN…), il a fallu également mettre en place de nouveaux serveurs. Notre but était de permettre au plus grand nombre d’utilisateurs d'accéder à distance à un maximum de services numériques et d’outils informatiques avec les meilleures performances possibles, et ce, en toute sécurité. Il a fallu également faire en sorte que les ingénieurs et les techniciens puissent disposer de l’ensemble de leurs outils de supervision, d’administration et d’exploitation du SI à distance. Les jours suivants, nous avons dû organiser le déploiement de tous les ordinateurs portables disponibles en stock pour les attribuer aux collègues identifiés comme prioritaires par le CODIR dans le cadre du PCA (Plan de Continuité d’Activités) de la collectivité. Nous avons également réorganiser complètement le service d’assistance, à distance ainsi qu’en présentiel, dans le respect des gestes barrières.

A la DSI, la gestion de crise est dans notre ADN. En peu de temps, toute l’équipe a été mobilisée : organisation de la cellule de crise, dispatching des actions, reporting…. C’est la force du collectif : quand on poursuit un objectif commun, on peut faire des miracles… et ils l’ont fait ! J'ai ressenti chez mes collègues une volonté décuplée de se mettre au service de nos collègues et de nos élus ; cet esprit du service public qui nous anime au quotidien mais puissance 10. J’ai pu constater l’extraordinaire pouvoir du collectif lorsqu’il travaille de concert pour atteindre un objectif commun. On dit souvent « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » : et bien ensemble, nous sommes allez vite et loin ! Toute l’équipe est très heureuse et fière d'avoir pu apporter sa pierre à l'édifice.

Et demain ?

Si nous tâchons de faire avancer autant que possible les 80 projets inscrits à notre feuille de route pour cette année, force est de constater que la pandémie a joué un rôle d’accélérateur dans l’adoption des outils numériques, et plus particulièrement ceux de communication et de collaboration. Et chacun s'est rendu compte de l'importance d'avoir lancé les investissements matériels et logiciels en amont. Nous sommes heureux d’avoir pu proposer une stratégie et déployer des outils qui ont répondu aux besoins et aux attentes des utilisateurs. Par exemple, nous avons pu organiser début avril, les premiers CAO et la CPR en visioconférence. Après un excellent travail de préparation de l’équipe projet, tout s’est bien passé et nos élus, qui s’adaptent petit à petit à ces nouveaux modes de fonctionnement, étaient satisfait que la vie démocratique puisse se poursuivre malgré le contexte.

Il nous faut maintenant capitaliser sur l’adoption des nouveaux modes de communication (tchat, audio et vidéo conférence) et en profiter pour développer davantage la dématérialisation de nos processus, comme nous avons eu l’opportunité de le faire pour la CAO ou la CPR.


Combattre l’éloignement ?

A la DSI comme au sein de la collectivité, nous en avons profité pour tester de nouveaux outils et ses usages possibles. Nous avons ouvert un espace collaboratif Microsoft Teams dans lequel nous avons ouvert deux canaux : un canal « officiel » qui me permet de communiquer sur l’activité des services de la direction et de réaliser un suivi des actions ; et un canal « informel » où nous avons recréé notre « tisanerie » (salle de pause et de déjeuner) virtuelle où chacun est libre de partager ses trucs et astuces, ses talents culinaires (photos à l’appui !) ou bien encore la dernière blague du moment. Cet espace nous a semblé nécessaire - et même indispensable - pour garder le contact et pour s’octroyer des moments de pause dans la journée pour rire mais aussi évacuer, si besoin, toute pression ou anxiété. Nous avons également organisé une réunion « pause café » tous les vendredis matins où chacun est invité à s’y connecter en vidéoconférence s’il le souhaite. Sans oublier le traditionnel « poisson d’avril » où tout le monde (ou presque) s’est fait avoir ! Des moments essentiels à privilégier pour conserver l’esprit de groupe et une ambiance de travail bienveillante entre nous.

Propos recueillis le : 8 avril 2020

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