ZeMag - Région Centre-Val de Loire - 2 : Mai 2020

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Nous avons été comme dans une équipe de rugby. Avec des avants qui rentrent dans les mêlées ouvertes sans égards pour les coups qu’ils vont y prendre. Tout en s'appuyant sur le déploiement des ailiers qui se préparent à récupérer le ballon lorsqu’il sortira de ces mêlées pour le porter jusqu’à l’essai.

Stéphane Dervaux, DG optimisation des ressources

Ce qui s'est révélé

  • La transversalité : tous les agents se sont adaptés pour s'informer, transmettre et coopérer de façon décloisonnée.
  • L'innovation : beaucoup ont montré une capacité à se réinventer autour d'un collectif et d'un service public qui fait sens.
  • La bienveillance : il s'agissait d'être vigilant pour ne pas en rajouter de poids, de surinvestissement ou de culpabilité dans un quotidien compliqué.
  • La ressource : que ce soit par le sport, la sophrologie, le jardinage, la cuisine ou en parlant à vos plantes ou vos animaux de compagnie, chacun a trouvé des palliatifs au stress. Beaucoup avez fait part d'un recentrage instinctif sur l'essentiel.
  • La réactivité : capacité à soulever des montagnes dans des temps records
  • La simplicité : savoir trouver le plus court et le plus juste chemin
  • La délégation : savoir partager la charge pour être efficace tous ensemble

Vous aussi !

Les fonctions de certains agents n'étant pas toutes inscrites dans le feu de l‘action, certains se sont dits frustrés de ne pas être plus "utiles".

Pour autant, tous, vous vous êtes montrés toujours attentifs, bienveillants et encourageants à la vie et aux actions de la collectivité.

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C'est notre histoire

Nos 7 chances partagées, révélées par la crise du Covid-19

Nous avons vécu et vivons encore ensemble, une période de crise sanitaire inédite qui nous a tous bouleversés, individuellement et collectivement.
Dans cette tempête, nous nous sommes trouvés des ressources nouvelles et des racines anciennes.
Nous nous sommes aussi souvenus qu'appartenir à la Région, comme le dit justement notre signature et notre empreinte : c'est une chance ! La preuve par 7.

1. La chance d'avoir anticipé

« Gouverner, c'est prévoir » dit la maxime. Sur certains sujets, devenus cruciaux pendant la crise, nous avions heureusement anticipé ensemble. Quelques illustrations:
- Depuis mai 2018, la Région s'était lancée dans l'achat de 2000 ordinateurs. En 2019, 950 étaient déjà installés tandis que la même année étaient remises à jour les infrastructures avec 150 bornes wifi supplémentaires.
- Depuis avril 2019, la DGARH et la DSI avait développé de nouveaux outils et usages pour travailler à distance. Avec des expérimentations (un jour par semaine ou ponctuellement) pour 270 agents sur les 700 du siège.
- Depuis septembre 2019, la collectivité avait mis en place un dispositif d'aide financière pour équiper les élèves en ordinateurs. 400 portables ont ainsi été acquis par les familles.
- Début mars 2020, la DGARH avait mis à jour la base contacts des agents (téléphones portables, mails complémentaires) y compris ceux des lycées. Objectif : faciliter les contacts en cas d'urgence. Cela a permis l'envoi de SMS groupés dès le déclenchement de la crise.

« Sur le plan financier, nous avions aussi anticipé en lançant en 2019 deux missions. Une pour remettre à plat les perspectives financières en matière de fonctionnement et d'investissement. Une autre sur l'évaluation de nos politiques publiques, pilotée par la Direction de la transformation numérique et citoyenne. Autant de travaux d'analyses qui se sont poursuivis en télétravail et qui vont nous être sacrément utiles dans les semaines et mois à venir » résume Florence Peleau-Labigne, Directrice générale des services de la Région.

2. La chance d'être réactifs

Vous nous l'avez raconté à travers vos témoignages : tous les services ont dû se réorganiser de fond en comble, avec une belle énergie positive, en quelques jours intenses.

Le jeudi 12 mars, le Président de la République annonce la fermeture de tous les établissements scolaires à compter du lundi 16 mars ; alors que l'option semblait écartée la veille par le Ministère de l'Education. Pour la Région, la première urgence a donc porté sur la réorganisation immédiate des 100 lycées dont elle a la responsabilité.

Pour les 2500 agents concernés, il a fallu, selon leurs missions : aider les lycéens et le corps enseignant à accéder à des ordinateurs équipés et à du réseau suffisant (pour la continuité des espaces numériques de travail), fermer la restauration collective, nettoyer ou sécuriser les locaux et les espaces verts. Suspendre l'entretien quotidien tout en conservant la maintenance d'urgence.

Le vendredi 13 mars, le plan de continuité des activités était construit pour tous les agents.

Le week-end n'en fut pas vraiment un pour beaucoup. En lien avec toutes les Directions, la DGS et la DGARH ont mis à plat les différentes modalités administratives de travail, arbitré entre le présentiel indispensable et le télétravail possible. Avec un éventail inédit en termes de situations administratives possibles.

« Tout en rappelant constamment la règle de l'attention et de la bienveillance. Beaucoup de parents se sont retrouvés en situation soudaine de garde d'enfants et de professeur improvisés dans un espace confiné. Dans cette période inédite, nous avons à coeur de prendre soin des agents sans ajouter de pression et de culpabilité inutiles. Qu'ils soient en famille ou pas » insiste Aude-Laure Velatta.

Dès le lundi 16 mars, la règle fut établie : le télétravail avec ASA (autorisation spéciale d'absence) sauf pour quelques directions dont le travail nécessitait encore du présentiel.

La DSI a dès lors été hyper mobilisée pour équiper 380 agents supplémentaires en ordinateur portable quand ils n'en disposaient pas. Mais aussi configurer les logiciels sur le matériel, donner certains codes d'accès, régler les problèmes techniques de prise en main ou - immense chantier en partenariat avec le GIP RECIA - booster les bandes passantes. Résultat : le 16 mars, 570 agents pouvaient déjà télétravailler tandis que 150 allaient être équipés en urgence dans les jours suivants.

Les jours d'après, chacun s'est organisé pour travailler en efficacité.

3. La chance d'être efficaces et fluides

« Nous avons la chance de travailler au sein d'une collectivité très organisée où les mécanismes de décision entre l'administration, les services, le cabinet et le élus sont fluides. Avec des agents réellement agiles, réactifs et exemplaires. Tout s'est articulé et tricoté en temps (presque) réel et avec bon sens. De façon saine, simple et sans égo. Le fait que la Région n’ait pas fusionnée en 2015 est facilitant : chacun sait où est sa place et comment actionner les mécanismes d'urgence. C'est fluide et nous n'avons pas à chercher ou réinventer ce qui fonctionne très bien » explique Florence Peleau-Labigne.

La réactivité des équipes de la DMG mobilisée sur le reconditionnement de gels hydro alcooliques ou sur le reconditionnement des EPI (dont masques et blouses) constitue un exemple parmi d'autres.

Tout comme les équipes de l'ombre qui, à distance en en présence, se sont chargées d'ouvrir, scanner et transférer les courriers.

Et d'autres qui se sont mobilisées en urgence pour régler les factures des prestataires en situation critique ou verser des subventions à des associations inquiètes par les annulations d'événements.

Toute cette agilité collective s'est illustrée au sein des directions du siège mais aussi tout près du terrain, à travers les Espaces Région Centre Val-de-Loire implantés à Chartres, Tours, Blois, Bourges et Châteauroux.

Sans oublier les Organismes associés : le Comité régional du Tourisme, l'aéroport de Châteauroux, le château de Chaumont ou CICLIC, l'agence culturelle qui se sont tous adaptés avec beaucoup d'innovation.

4. La chance d'avoir à coeur les politiques publiques

Dès l'annonce du confinement, les équipes de la Direction de l'économie et de Dev'up se sont mises immédiatement en contact avec les acteurs de la région (entreprises, artisans, commerçants, producteurs, horticulteurs....). Ils ont recueilli leurs analyses et besoins, remonté ces informations, élaboré un dispositif d'aide en lien avec l'Etat, avant de le communiquer et l'expliquer.

Des dispositifs spécifiques ont aussi été rapidement mis sur pied avec la Banque des territoires en lien avec les EPCI, également chargés du développement économique.

La direction de l'agriculture et de la forêt a mis au point en trois jours une plate-forme de mise en relation entre producteurs et consommateurs .
Site produits frais locaux CVDL
Précieuse hier pour écouler les productions. Précieuses aujourd'hui et demain pour favoriser une consommation alimentaire plus ancrée dans le local. La Direction de la communication a opéré un gros travail de relais auprès du grand public et de la presse en ce sens.

Côté tourisme, la campagne de communication « Nouvelles Renaissances » qui devait commencer au printemps a été suspendue. Pour renaitre plus fort et différemment dans quelques semaines. Avec une clientèle moins internationale et plus française, parfois très proche.

La Région a plusieurs mondes à faire découvrir à ceux qui pensaient voyager à l'étranger, qu'ils soient de Paris ou de Province.

Les transports et l'aménagement du territoire ont aussi dû se réorganiser en urgence : suspension des 100 000 trajets scolaires quotidiens, ajustement des lignes SNCF, développement du transport à la demande, paiement des transporteurs selon des conventions différentes, etc.

Les équipes en charges des appels d'offres, de la comptabilité et de la gestion ont été aussi fortement sollicitées pour ne pas ajouter aux difficultés économiques du tissu régional.

La DGARH, elle a illustré s’il en était besoin la valeur ajoutée du A de son accompagnement. Accompagnement des collègues malades ; accompagnement des agents en difficulté par l'équipe de coachs, accompagnement de nouvelles formations à distance...Accompagnement des agents en général en communicant le plus souvent possible via les newsletters #ongardelecontact et par Intranet. Objectif : maintenir le lien, informer, partager des informations pratiques et des "trucs" plus légers.

Dans des conditions complètement extra-ordinaires, l'équipe de la paie a aussi accompli un travail phénoménal pour mettre à jour, calculer et éditer 3500 fiches de paie en un temps record.

Quant au personnel des lycées, ils se sont massivement portés volontaires et solidaires pour travailler dans les lycées en cas de réquisition des locaux par l'Etat. Que ce soit pour héberger des personnels soignants ou des personnes très fragilisées par la crise. Comme cela a été le cas à Bourges et à Châteauroux.

Le tout avec un Président de Région toujours proche et attentif à ses agents ; s'exprimant régulièrement aux agents par lettres, courriels et vidéos. « Nous avons la chance d'avoir un Président passionné, infatigable et 100% investi dans l'action publique de la Région, en toutes circonstances. Avec les mains dans le concret et la volonté de multiplier les petits pains » note Florence Peleau-Labigne.

5. La chance d'être dans un collectif

Outre les relations régulières et constantes avec les services de l'Etat (Préfectures, ARS, Rectorat, DRAF, Banque des territoires, BPI, etc.) et de l'Europe, notre Région a joué un rôle de coordination avec les collectivités territoriales (Communes, Communautés de Communes, Métropoles, Départements, etc.) et les autres Régions de France.

« Une boucle whatsapp existait déjà avec les DGS de Régions de France pour relayer les situations locales et les faire remonter. Pour que les Régions parlent d'une seule voix et soient entendues par l'Etat. Avec certes un peu de concurrence entre Régions, mais beaucoup de cohérence. Même si c'était parfois compliqué, une belle coopération est née entre tous ces partenaires. Avec une envie partagée de faire, de casser certains carcans et d'y aller tous ensemble » résume Florence Peleau-Labigne.

Beaucoup d'autres acteurs comme les associations, les acteurs culturels, sportifs, le milieu bancaire, les CCI ou la Chambre d'agriculture ont aussi participé de cette force collective en mouvement.

6. La chance de valeurs bien installées

Bienveillance : vous êtes plusieurs à avoir souligné l’importance de cette valeur, tous niveaux hiérarchiques confondus.

C'est aussi un esprit de responsabilité qui se dégage des témoignages et de la réalité partagée.

Avec la confiance et le cadre d'un management qui a aussi montré que la convivialité appartient à notre identité.

Tout en veillant les uns aux autres, nous avons essayé d'être vigilants sur les situations individuelles rendues difficiles par le confinement. Car tout n'est pas rose et certains d'entre nous vivent ou ont vécu très difficilement cette période de pandémie et de confinement.

Si beaucoup d'agents ont la chance d'avoir un jardin, d'autres se sont trouvé isolés ou enfermés dans des espaces resserrés. Quand d'autres ont été touchés par la maladie; de loin ou de plus près.

Alors plus que jamais, nous conservons cet autre couleur d'ADN qui nous définit : l'attention à l'autre et l'humanisme.

D'où cette dernière chance, la septième, logiquement.

7. La chance d'être lucides et vigilants

Oui, nous sommes heureux d’être ensemble pour assurer un service public qui plus que jamais fait sens.

Cela dit, nous pensons à ceux qui ont perdu des êtres chers ou qui ont vu des projets s'envoler. Ceux qui se trouvent légitimement fatigués moralement et physiquement par cette période inédite.

« Je me réveille avec le Covid, travaille toute la journée contre et autour du Covid, m'endort et rêve avec lui. C'est assez épuisant parfois. J'ai l'impression que cette crise dure depuis 6 mois, mais elle n'a que 6 semaines. Constamment, il s'agit de partager, réfléchir, décider, rassembler les infos, les redistribuer. En passant des sujets micro aux sujets macro et à vitesse démultipliée » témoigne Florence Peleau-Labigne.

Tous avons expérimenté combien il est parfois fatiguant de communiquer en « distanciel », nouveau terme fleuri pendant la crise avec le « présentiel ».

Combien il est compliqué de continuer de vivre, travailler, écouter, avec l'angoisse sinon l'anxiété personnelle vis à vis de la santé de nos proches qui sont parfois loin de nous et vis-à-vis de la nôtre.

Certes, la technologie nous a permis de travailler, échanger, nous réunir, rire, nous découvrir parfois sous un autre angle.

Mais nous avons éprouvé combien cela exige de concentration pour partager sur tous les sujets dans un temps toujours plus resserré ; être sollicités en temps réel sur de longues journées.

Alors plus que jamais, conscients de notre chance, nous veillerons à rester attentifs demain.

A très bientôt, avec plaisir, dans la vraie vie.

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